Duplicare un progetto in T-PPM

Perché duplicare un progetto

La duplicazione di un progetto è una funzionalità utile che consente di impostare dei progetti di riferimento, dei modelli o template che agevolano la creazione di una nuova commessa.
Non solo: si può partire da un progetto già esistente, in corso o già chiuso, che sia molto simile a quello nuovo da realizzare.

All'interno di una stessa realtà aziendale, i progetti hanno sicuramente contesti ed obiettivi diversi. Ma se la modalità di realizzazione per la maggior parte di essi si sviluppa sempre nello stesso modo, ecco che la possibilità di duplicare un progetto da uno già esistente che sia molto simile, o da un template, agevola il project manager in modo apprezzabile nella gestione del progetto a partire già dalla pianificazione iniziale.

Tecnica ancor più apprezzata da un ufficio PMO - Program/Project Management Office, che permette di definire un protocollo comune, uno standard, di come devono essere impostati e sviluppati i progetti.

Caratteristiche di duplicazione

Scendiamo ora nel dettaglio su come, grazie alla funzione di duplicazione, è possibile introdurre uno standard, o come minimo si agevola il project manager. In T-PPM duplicare un progetto significa avere le seguenti possibilità.

• Duplicare i dati di testata del progetto: minimo si parte da qui, ossia dalle informazioni base di un progetto, come il nome, cliente, data inizio e fine prevista ecc. A questo livello ci sono anche da definire l'area di business, la tipologia, la sede, l'ufficio/dipartimento, una priorità ecc...
• Duplicare la wbs di progetto: già con questa possibilità si comincia ad introdurre uno standard delle fasi di progetto che devono poi essere riviste o completate con le giornate/uomo stimate e le persone da coinvolgere.
• Duplicare il team di progetto: da ricordarsi che non solo duplica l'associazione della persona al progetto, ma anche con quale ruolo di competenza partecipa.
• Duplicare le milestones di progetto: continuiamo con l'introduzione di uno standard fissando già delle scadenze di cui il project manager dovrà preoccuparsi di modificare la data proposta e calcolata dal sistema e di integrarne eventualmente delle altre o di eliminare quelle non necessarie.
• Duplica le relazioni, ossia vincoli di integrità, nel Gantt: continuiamo con la raffinatezza del protocollo standard che mette già in relazione tra loro le fasi di progetto. Anche in questo caso il project manager non dovrà far altro che adattarle al nuovo progetto.

Chi può duplicare un progetto

La funzionalità di duplicazione è disponibile solo per i ruoli di Amministratore, gli unici che possono creare il progetto. Anche in questo caso, un responsabile o un ufficio PMO, grazie alla duplicazione, direziona i project manager su come il progetto deve essere sviluppato per ottenere un controllo sull'andamento.

Come si duplica un progetto

Selezionando la voce "Duplica Progetto" si apre il form dei dati di testata che riporta le informazioni del progetto originario sbiancando la data di inizio. Prima di procedere con l'operazione di duplicazione si adattano quindi i dati, a partire dal nome, cliente, data di inizio, descrizione, classificazioni ecc. Dopo avere sistemato questa parte, grazie al tab delle "Opzioni di duplicazione", che troviamo nella figura precedente, si decide cosa si vuole o meno duplicare del progetto oltre che i dati generali.

Cosa accade con la duplicazione?

Scegliendo nelle opzioni la duplicazione della WBS, delle milestones, del mantenimento dei vincoli di integrità si otterrà un progetto già pianificato perché la procedura di duplicazione, basandosi sulla data inizio specificata, traslerà la pianificazione del progetto originale. A questo punto il project manager non deve fare altro che correggere giornate stimate, intervalli di pianificazione e le date delle milestones.

Da dove lo posso duplicare un progetto?

Come è la filosofia di T-PPM, si cerca di far spostare l'utente il meno possibile. Ecco velocemente i punti dove si ha accesso all'operazione di duplicazione.

• Form informazioni di testata, pulsante verde "Duplica".
• Dal menu "Operazioni" selezionando la voce "Duplica Progetto" che si trova in:
  • scheda progetto;
  • elenco progetti nel menu hamburger ultima colonna;
  • anteprima di progetto.

Rimando all'articolo Modificare le informazioni principali di progetto per vedere gli screenshots relativi al menu operazioni