Durante la gestione di progetti, lunghi o piuttosto complessi, può nascere l'esigenza di suddividere in corsa lo stesso progetto in sottoprogetti. Questo per suddividere le responsabilità su più project manager o per avere una panoramica più precisa oppure un processo di gestione più coerente sulla base di esigenze che spesso si presentano in fase di lavorazione.
Nel software di gestione progetti T-PPM è possibile gestire una gerarchia di progetti, composti da più sottoprogetti, sia in fase di creazione del progetto capostipite o a progetto iniziato.
In questo articolo vediamo come il software T-PPM viene in aiuto nel caso in cui sia necessario spostare la pertinenza di alcune attività lavorative consuntivate da un progetto ad un altro, mediante API o grazie ad una pratica interfaccia per la gestione del processo di spostamento di attività lavorative.
Chiaramente lo spostamento della pertinenza di attività rendicontate da un progetto ad un altro dovrebbe essere una situazione di emergenza e del tutto eccezzionale, ma comunque legittima se gestita in modo coerente mantenendo l'integrità dei dati.
Da attività lavorative pianificate ad attività rendicontate e consuntivate
Molti software gestione progetti, come T-PPM, permettono di gestire la rendicontazione e consuntivazione delle attività pianificate su attività (task o fasi) di progetto grazie al gestionale delle attività integrato. T-PPM permette inoltre di attivare un workflow approvativo di gestione delle attività da rendicontare dalle risorse sul progetto, mediante pratici calendari, report analitici ed elenchi di dettaglio delle attività.
La rendicontazione e consuntivazione nativa delle attività di progetto svolte dalle risorse, all'interno del software di project management, fornisce dati freschi e aggiornati in tempo reale alle dashboard di controllo destinate ai Project Manager. Ma soprattutto fornisce lo stato effettivo degli avanzamenti delle attività lavorative svolte rispetto al pianificato permettendo una visione in tempo reale e senza la necessità di continui (e dispendiosi) caricamenti e integrazione di dati da gestionali delle attività di terze parti o calendari esterni.
Attività lavorative di progetto già consuntivate
Le criticità sorgono nel momento in cui si denota l'esigenza di suddividere un progetto, magari già in fase avanzata di sviluppo, in più sottoprogetti cambiando contestualmente la pertinenza di attività già consuntivate. Se il progetto principale ha un orizzonte temporale ancora molto lungo, oppure per necessità estemporanee, è fondamentale mantenere la coerenza delle attività lavorative già consuntivate.
In questo caso come procedere nel caso in cui vi sia la necessità di cambiare di pertinenza ad alcune attività lavorative già consuntivate?
Molti software di project management non forniscono un gestionale delle attività lavorative integrato, demandando a software di terze parti la gestione delle attività lavorative da rendicontare, per cui questo processo dipende dalle modalità di gestione dei codici di transcodifica e modalità di sincronizzazione dei dati.
Nei sistemi più evoluti sono normalmente presenti delle API che permettono autonomia nell'integrazione dei processi di gestione operativi, in modo da poter realizzare procedure ad hoc, visto che ogni azienda o tipologia di progetto potrebbe avere vincoli difficilmente sintetizzabili in procedure standard.
Modalità operative disponibili in T-PPM
Modifiche massive ad attività pianificate (e non consuntivate) hanno una bassa criticità, come pure eventuali ripianificazioni mediante annullamenti globali (a diversi livelli, risorsa, periodo temporale, tipologia di attività, attività della WBS di progetto o progetto) in quanto non hanno impatti sul consuntivato.
Tenendo presente le criticità del processo, nel software gestione progetti T-PPM è possibile spostare le attività lavorative consuntivate da un progetto ad un altro, o da un attività di progetto ad un altra attività dello stesso progetto, tramite due diversi meccanismi e con logiche pilotate o pilotabili in maniera diversa sulla base di specifiche esigenze:
- tramite l'invocazione delle T-PPM API
- tramite un apposito processo, pilotabile da interfaccia web, legato ad un'attività di progetto
T-PPM API
Grazie ad appositi web service REST, T-PPM fornisce tutti gli strumenti per personalizzare eventuali processi di spostamento di pertinenza di attività lavorative da un progetto ad un altro. Si avrà quindi la possibilità di spostare ogni singola attività decidendo il comportamento da tenere.
Sono disponibili inoltre servizi per la riapertura di attività confermate, approvazione delle attività lavorative, etc.
Chiaramente l'accesso alle API presuppone la progettazione ed implementazione di procedure specifiche, per cui TeraNet ha introdotto, per agevolare le casistiche più comuni, delle interfacce, alcune disponibili già per il profilo di Project Manager, per ristrutturare in sicurezza ed in modo intuitivo, progetti o parti di progetto.
Processo integrato per lo spostamento di attività consuntivate
Oltre alle interfacce di pianificazione e ripianificazione T-PPM Project Management è dotato di alcune features che permettono di gestire in, modo elegante, la revisione della struttura di un progetto.
Lo spostamento delle attività lavorative svolte, rispetto allo spostamento di pianificazioni, è un processo decisamente critico, in quanto si presuppone che le attività siano state già approvate dai Project Manager.
Qualora i progetti coinvolti siano tutti interni le criticità sono piuttosto basse in quanto legati alla medesima azienda.
Le criticità più delicate nascono soprattutto per progetti legati a clienti, e nella fattispecie quando il progetto di destinazione non sia legato allo stesso codice cliente o ad un progetto facente parte di una gerarchia di progetti diversa.
La maschera di dialogo, progettata da TeraNet per essere intuitiva e semplice da utilizzare, chiederà comunque conferma del comportamento e dei filtri da applicare, in modo che vengano seguite le opportune logiche durante il processo di spostamento della pertinenza. In questo modo il sistema cercherà di evitare incoerenze con i dati gestiti da altri gestionali (ERP, sistemi di fatturazione, procedure d'ordine, etc),dati che nascono in T-PPM.
Le attività sono movimentabili solo dal pannello di gestione della specifica attività della WBS di progetto; non è infatti possibile spostare in una singola operazione attività lavorative che fanno capo all'intero progetto.
Di seguito alcune delle modalità di selezione permesse dall'interfaccia di spostamento delle attività:
- progetto di partenza (fisso)
- attività di progetto di pertinenza (fisso)
- scelta del progetto di destinazione
- scelta dell'attività di progetto di destinazione
- filtro del range temporale delle attività da coinvolgere (tutte le date se il filtro non è attivato)
- filtro sulle attività di una singola risorsa (tutte le risorse, se il filtro non è attivato)
- flag di conferma (per forzare lo spostamento attività confermate)
- flag di conferma (per forzare lo spostamento attività esportate),attualmente non attivabile
- flag di conferma per il cambio di pertinenza dei rimborsi spese su progetto (solo per vecchie versioni T-PPM v1.0)
Attualmente non è possibile spostare da interfaccia web attività lavorative esportate verso software gestionali delle attività di terze parti. Per procedere in tal senso sarà necessario invocare le opportune API e sbloccare le attività lavorative marcate già esportate e poi avviare il processo di spostamento tramite interfaccia. Probabilmente prima dovranno essere lanciate apposite procedure nei gestionali, in modo da poter esportare nuovamente le attività lavorative rimappate su un nuovo progetto (o una nuova attività di progetto),in maniera del tutto coerente, con i sistemi di gestione ordine e fatturazione.
Questa funzionalità è disponibile attualmente in beta esclusivamente per il piano T-PPM Premium Advanced Pro e sarà disponibile anche per il piano T-PPM Business Pro entro la fine del 2021.
T-PPM, T-GANTT e molto altro
T-PPM Project Management è il software di gestione progetti progettato e realizzato da TeraNet come un unico ambiente integrato dove gestire a tutto tondo i progetti, le commesse e le attività lavorative. T-PPM è il software Web e Mobile che integra funzionalità di Project Management, Project Planning, Time Tracking, Task Management e Team Collaboration. Scopri cos'è il Gantt e tutte le funzionalità di T-GANTT e tutte le features di T-PPM.