Quando si parla di gestione dei progetti, spesso si immagina un sistema perfettamente organizzato e sotto controllo. Nella realtà di molte aziende, però, la situazione è molto diversa.
La gestione di una commessa coinvolge numerosi elementi da tenere sotto controllo contemporaneamente:
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Risorse e team di lavoro
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Attività, scadenze e pianificazione
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Dati economici, budget e finanze
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Stakeholder e collaboratori
Ma quanto di questi aspetti riusciamo davvero a tenere sotto controllo? Uno dei motivi principali per cui si perde la bussola è l’utilizzo di strumenti separati tra loro. Nelle realtà più varie, e soprattutto nelle aziende in crescita, ci si organizza con quello che si ha:
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File Excel per la contabilità o il controllo dei costi.
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Software esterni per il Gantt e la pianificazione.
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Calendari di Outlook per le scadenze.
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Chat di WhatsApp o Email per scambiarsi i vari aggiornamenti.
Questa organizzazione permette di sopravvivere, ma presenta un limite critico: gli strumenti non comunicano tra loro e i dati sono frammentati.
Le conseguenze e il vero costo del "Data Entry"
Quando i dati sono distribuiti su più strumenti, non si sa mai in tempo reale se si sta guadagnando o perdendo su una determinata commessa. Ma c'è un costo ancora più subdolo: il tempo perso per unire i pezzi.
Facciamo un calcolo concreto e reale basato su un singolo Project Manager (PM) che coordina un team di 3 persone su 4 o 5 progetti attivi. Dove vanno a finire le sue ore ogni mese solo per rincorrere e aggiornare file sconnessi?
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Rincorrere il team per unire avanzamenti e ore: circa 4 ore.
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Preparare report specifici e vari file intermedi: circa 12 ore.
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Preparare la panoramica complessiva per la direzione: circa 4 ore.
Il totale è di circa 20 ore al mese perse a fare puro data entry.
Considerando un costo aziendale medio (incluse tasse e benefit) di circa 40€ all'ora per una figura senior, si parla di 800€ al mese. Sono quasi 10.000€ annuali letteralmente buttati per un singolo Project Manager. Se in azienda i PM sono due, tre o più, i costi si moltiplicano. Questa dispersione impatta pesantemente sulla marginalità del progetto (stiamo pagando uno specialista per fare lavoro di copiatura dati) e si perde in tempestività: ci si accorgerà di essere andati fuori budget solo a fine mese, quando ormai il danno è fatto.
L’idea alla base di T-PPM: basta frammentazione
L’approccio di T-PPM nasce da un principio semplice ma potente: riunire tutta la gestione dei progetti in un unico ecosistema.
Eliminare la frammentazione non significa complicarsi la vita con un sistema rigido, ma l'esatto opposto: significa ridare fiato a chi gestisce il progetto. Adottare T-PPM porta nell'ecosistema aziendale tre concetti fondamentali: tranquillità, chiarezza e lavoro fluido.
Un confronto decisivo: se confrontiamo il costo dei tempi morti (i famosi 10.000€/anno per PM) con il costo delle licenze di T-PPM, anche adottando il piano più ricco, l'investimento per il software è decisamente inferiore rispetto ai soldi attualmente sprecati.
Un sistema pensato per tutte le figure aziendali
T-PPM è pensato per tutta l'azienda e risponde alle esigenze di ogni livello, garantendo che tutti remino nella stessa direzione.
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Direzione e Management: ottiene in un singolo secondo una visione d’insieme chiara dell'andamento e dei risultati dei progetti.
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Project Manager: riprende il controllo e può pianificare senza la paura di dimenticare le scadenze. Ha sempre a disposizione budget, task e assegnazioni senza rincorrere i dati.
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Team: aumenta la propria produttività perché sa sempre esattamente cosa deve fare, senza perdersi tra le mail o le chat. Può registrare le ore e trovare documenti nello stesso posto.
Il valore dell’integrazione dei dati in tempo reale
In un ecosistema unico, tutti gli elementi sono collegati e tutto fluisce. Il dato non è solo integrato, ma è immediato.
Cosa significa questo all'atto pratico?
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Una semplice consuntivazione delle ore a fine giornata da parte di un membro del team...
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Influisce in tempo reale sullo stato di avanzamento della singola attività e dell'intera commessa.
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Aggiorna immediatamente lo stato dei costi rispetto al budget preventivato.
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Alimenta all'istante la reportistica che la direzione sta analizzando in quel preciso momento.
Dal disordine alla tranquillità
L'obiettivo finale della centralizzazione con T-PPM è passare da una situazione di caos e frammentazione all'avere tutto saldamente sotto controllo. Questo non migliora solo la marginalità dei progetti, ma riduce drasticamente lo stress lavorativo, portando un reale stato di tranquillità e organizzazione in tutto il team.